REGOLAMENTO PER LE ATTIVITÀ DI ISPEZIONE

1. SCOPO E DISPONIBILITÀ DEL REGOLAMENTO

Il presente Regolamento delinea i criteri generali, le responsabilità e le modalità adottate da GreenKar Technical Service S.r.l. per la conduzione delle attività di ispezione relative a veicoli, sistemi, componenti, entità tecniche e dispositivi destinati ai veicoli e gli inerenti obblighi generali in compliance con le modalità previste dai Regolamenti Quadro (UE) 2018/858 (Veicoli cat. M, N, O), (UE) 167/2013 (Veicoli Cat. T, C, R, S), (UE) 168/2013 (Veicoli cat. L), Direttive CE, Regolamenti CE e Regolamenti UE ad essi collegati, Regolamenti ECE/ONU.

La versione vigente del Regolamento è resa disponibile sul sito internet di GreenKar Technical Service S.r.l. al seguente link https://greenkar-technicalservice.it/ e può essere trasmessa in formato elettronico su richiesta. La revisione richiamata nell'offerta accettata costituisce parte integrante dei documenti contrattuali applicabili all'incarico, salvo aggiornamenti cogenti o diversa pattuizione scritta tra le Parti.

2. CAMPO DI APPLICAZIONE

Il presente Regolamento disciplina le attività di ispezione svolte da GreenKar Technical Service S.r.l. su veicoli e/o componenti e definisce i rispettivi obblighi e le responsabilità dell’Organismo di ispezione e del Richiedente nell’ambito dell’incarico ispettivo.

3. RIFERIMENTI NORMATIVI E DOCUMENTI APPLICABILI

Per la definizione del rapporto che intercorre tra GreenKar Technical Service S.r.l. e il cliente, si applicano i requisiti contenuti nei documenti seguenti:

Regolamento (UE) 2018/858 del parlamento europeo e del consiglio del 30 maggio 2018 che istituisce un quadro per l’omologazione dei veicoli a motore e dei loro rimorchi, nonché dei sistemi, componenti ed entità tecniche destinati a tali veicoli che modifica i regolamenti (CE) n. 715/2007 e (CE) n. 595/2009 e abroga la direttiva 2007/46/CE;
Regolamento (UE) n. 168/2013 del parlamento europeo e del consiglio del 15 gennaio 2013 relativo all‘omologazione e alla vigilanza del mercato dei veicoli a motore a due o tre ruote e dei quadricicli;
Regolamento (UE) n. 167/2013 del parlamento europeo e del consiglio del 5 febbraio 2013 relativo all’omologazione e alla vigilanza del mercato dei veicoli agricoli e forestali;
Regolamento di esecuzione (UE) 2020/683 della Commissione, del 15 aprile 2020, che attua il regolamento (UE) 2018/858 del Parlamento europeo e del Consiglio per quanto riguarda le prescrizioni amministrative per l’omologazione e la vigilanza del mercato dei veicoli a motore e dei loro rimorchi, nonché dei sistemi, dei componenti e delle entità tecniche indipendenti destinati a tali veicoli;
Regolamento di esecuzione (UE) 2021/535 della Commissione, del 31 marzo 2021, recante modalità di applicazione del regolamento (UE) 2019/2144 del Parlamento europeo e del Consiglio per quanto riguarda le procedure e le specifiche tecniche uniformi per l’omologazione di veicoli e di sistemi, componenti ed entità tecniche indipendenti destinati a tali veicoli, relativamente alle caratteristiche costruttive generali e alla sicurezza;
Regolamento delegato (UE) 2021/1958 della Commissione, del 23 giugno 2021, che integra il regolamento (UE) 2019/2144 del Parlamento europeo e del Consiglio stabilendo norme dettagliate in merito alle procedure di prova e ai requisiti tecnici specifici per l’omologazione dei veicoli a motore per quanto riguarda i sistemi di adattamento intelligente della velocità e per l’omologazione di tali sistemi come entità tecniche indipendenti;
Regolamento di esecuzione (UE) 2021/646 della Commissione, del 19 aprile 2021, recante modalità di applicazione del

regolamento (UE) 2019/2144 del Parlamento europeo e del Consiglio per quanto riguarda procedure e specifiche tecniche uniformi per l’omologazione di veicoli a motore relativamente ai loro sistemi di emergenza di mantenimento della corsia (ELKS);

Regolamento delegato (UE) 2021/1243 della Commissione, del 19 aprile 2021, che integra il regolamento (UE) 2019/2144 del Parlamento europeo e del Consiglio stabilendo norme dettagliate in merito all’interfaccia di installazione di dispositivi di tipo alcolock nei veicoli a motore;
Regolamento delegato (UE) 2021/1341 della Commissione del 23 aprile 2021 che integra il regolamento (UE) 2019/2144 del Parlamento europeo e del Consiglio stabilendo norme dettagliate concernenti le procedure di prova e i requisiti tecnici specifici per l’omologazione dei veicoli a motore per quanto riguarda i sistemi di avviso di disattenzione e stanchezza del conducente;
Regolamento delegato (UE) 2022/545 della Commissione del 26 gennaio 2022 che integra il regolamento (UE) 2019/2144 del Parlamento europeo e del Consiglio stabilendo norme dettagliate sulle procedure di prova e i requisiti tecnici specifici per l'omologazione dei veicoli a motore relativamente ai registratori di dati di evento e per l'omologazione di tali sistemi come entità tecniche;
Regolamenti ECE/ONU “Accordo UNECE 1958 – Relativo all'adozione di prescrizioni tecniche uniformi per i veicoli a motore, le attrezzature e le parti che possono essere installati e/o utilizzati sui veicoli a motore, ed alle condizioni per il riconoscimento reciproco di omologazioni rilasciate sulla base di tali prescrizioni “;
UNI CEI EN ISO/IEC 17000:2020 “Valutazione della conformità – vocabolario e principi generali generale”;
ISO/IEC 17020:2012 "Requisiti per il funzionamento di vari tipi di organismi che eseguono ispezioni";
ILAC P15:05/2020 Application of ISO/IEC 17020:2012 for the Accreditation of Inspection Bodies;
ILAC P10:07/2020 “ILAC Policy on the Traceability of Measurement Results”;
Regolamenti Generali, Regolamenti Tecnici e disposizioni dell’Ente Unico di Accreditamento (ACCREDIA), negli schemi e settori coperti da accreditamento;
RG-01; RG-01-04 nella versione applicabile;
RG-09 – ACCREDIA “Regolamento per l’utilizzo del Marchio ACCREDIA”;
Linea Guida EA 5/02 INF: 2021 “Linea Guida sull’applicazione della Normativa ISO 17020 nelle ispezioni di veicoli”;
Norme e Direttive di prova richiamate dalle direttive e regolamenti;
Eventuali prescrizioni aggiuntive contenuti nei regolamenti tecnici, circolari o documenti delle Autorità competenti, etc.

4. DEFINIZIONI PRINCIPALI

Ai fini del presente Regolamento, si applicano le seguenti definizioni:

Richiedente: la persona o l’ente responsabile, verso l’autorità di omologazione, di tutti gli aspetti del procedimento di omologazione e della conformità della produzione; non è indispensabile che detta persona o ente partecipino direttamente a tutte le fasi di costruzione del veicolo, del sistema, del componente o dell’entità tecnica soggetti all’omologazione (Richiedente);

Veicolo a motore: ogni veicolo azionato da un motore che si muova con mezzi propri, completo, completato o incompleto;

Componente: un dispositivo soggetto alle prescrizioni di un atto normativo e destinato a far parte di un veicolo, il quale può essere omologato indipendentemente dal veicolo qualora l’atto normativo lo preveda espressamente;

Rimorchio: ogni veicolo su ruote non semovente progettato e fabbricato per essere trainato da un veicolo a motore;

Ispettore (IBO): personale che svolge attività di valutazione della conformità, sia dipendente che a contratto con l’Organismo;

Ispezione (o Verifica): attività condotta mediante analisi documentali, strumentali, funzionali, ai fini di riscontrare la conformità a requisiti definiti mediante il riscontro di evidenze oggettive;

Responsabilità: onere assunto o derivante dalla conduzione di un processo, dall’esecuzione di un lavoro, o dalla gestione di un incarico (o mansione) affidato e da svolgere con il dovuto impegno.

Reclamo: manifestazione di insoddisfazione, sia verbale, sia scritta, da parte di Soggetti aventi titolo (clienti diretti, clienti indiretti, Pubbliche Autorità, ACCREDIA), relativamente ai servizi forniti dall’Organismo e, in genere, all’operato del medesimo;

Ricorso: appello formale, da parte di Soggetti aventi causa specifica, avverso decisioni assunte o valutazioni espresse o attestazioni emesse dall’Organismo;

Rapporto finale di Ispezione: Documento attestante l’esito di un’attività di Ispezione su un singolo componente e/o veicolo richiesta da un Regolamento o da una Direttiva o da norme vigenti in materia ed applicabili. La terminologia e le definizioni utilizzate nella documentazione a supporto dello svolgimento delle attività, rispettano quanto contenuto nei documenti richiamati al punto 3 del presente Regolamento.

5. PRINCIPI DI INDIPENDENZA, IMPARZIALITÀ E TRASPARENZA

La struttura organizzativa di GreenKar Technical Service S.r.l., il personale dipendente e gli ispettori incaricati, operano in condizioni tali da assicurare l’autonomia, l’indipendenza e l’imparzialità dei giudizi formulati nell’ambito delle attività di ispezione. Qualora siano individuate situazioni di conflitto di interessi non eliminabili o non adeguatamente gestibili, suscettibili di compromettere l’obiettività delle valutazioni, l’Organismo si astiene dall’eseguire le relative attività ispettive.

L’accesso ai servizi di ispezione è garantito, a condizioni paritarie, a tutti i soggetti pubblici e privati interessati. Non sono applicate discriminazioni riconducibili alle dimensioni del Richiedente, alla sua appartenenza ad associazioni od organizzazioni oppure al numero di prodotti sottoposti a verifica. Restano esclusi esclusivamente i soggetti destinatari di provvedimenti legali che ne limitino o impediscano l’accesso ai servizi.

Per assicurare correttezza e trasparenza nello svolgimento delle ispezioni, GreenKar Technical Service S.r.l. adotta specifici impegni e codici di comportamento. Il personale direttivo e tecnico è tenuto a operare senza subire pressioni indebite, interne o esterne, di natura commerciale, finanziaria o di altra natura, che possano influenzare le attività svolte o i relativi risultati. Il personale coinvolto nelle ispezioni non può partecipare ad attività suscettibili di compromettere, anche solo potenzialmente, la fiducia nella sua indipendenza, imparzialità e integrità professionale. L’Organismo non esegue ispezioni su oggetti di propria proprietà o comunque nella propria disponibilità, né su oggetti rispetto ai quali esso stesso o il proprio personale abbiano svolto attività di progettazione, consulenza, commercializzazione o assistenza tecnica. GreenKar Technical Service S.r.l. si astiene, inoltre, da qualsiasi ulteriore attività che possa compromettere l’affidabilità, l’imparzialità o la credibilità del proprio operato.

6. RESPONSABILITÀ

Il presente Regolamento definisce le rispettive responsabilità e gli obblighi del Richiedente e di GreenKar Technical Service S.r.l., necessari a garantire il regolare svolgimento delle singole fasi delle attività di verifica, nel rispetto delle modalità e delle tempistiche indicate nei paragrafi successivi e nei documenti contrattuali sottoscritti dalle Parti.

7. IMPEGNI DEL RICHIEDENTE

Il Richiedente mette a disposizione di GreenKar Technical Service S.r.l., quando previsto, personale tecnico, strumenti e attrezzature corredati da certificati di taratura LAT in corso di validità, assicurando altresì la necessaria collaborazione ai rappresentanti di GreenKar Technical Service S.r.l. durante tutte le fasi dell’attività di verifica descritte al punto 9. Il Richiedente accetta i requisiti e le prescrizioni stabiliti dal presente Regolamento e si impegna a comunicarne i contenuti a tutti i soggetti coinvolti, garantendone il rispetto. In particolare, il Richiedente si impegna a:

mettere a disposizione del personale di GreenKar Technical Service S.r.l. tutti i documenti e le informazioni richiesti, garantendone la completezza e la veridicità, affinché le attività di verifica possano essere correttamente pianificate ed eseguite;
predisporre gli eventuali permessi e le autorizzazioni necessari per consentire al personale incaricato da GreenKar Technical Service S.r.l. di accedere in condizioni di sicurezza ai luoghi interessati e di svolgere correttamente le verifiche richieste, anche quando tale personale sia affiancato da rappresentanti degli Enti preposti (Autorità ed Ente di Accreditamento), ispettori in affiancamento o in addestramento oppure da altri soggetti presenti in qualità di Osservatori;
comunicare tempestivamente a GreenKar Technical Service S.r.l. qualsiasi variazione relativa ai dati forniti o eventuali inesattezze riscontrate nelle precedenti comunicazioni, al fine di consentire all’Organismo di Ispezione di garantire il regolare svolgimento e il buon esito delle verifiche;
accettare che le attività oggetto del contratto sottoscritto con GreenKar Technical Service S.r.l. possano svolgersi alla presenza di personale degli Enti preposti (Autorità ed Ente di Accreditamento) o di altri soggetti in qualità di Osservatori. La mancata accettazione di tale presenza comporta l’interruzione dell’iter di Ispezione.

7.1 DOCUMENTAZIONE INFORMATIVA

Il Richiedente deve trasmettere a GreenKar Technical Service S.r.l. tutta la documentazione tecnica e amministrativa necessaria per consentire l’inoltro della richiesta di omologazione all’Autorità competente, secondo quanto previsto dalla normativa vigente nel settore Automotive. Tale documentazione comprende, a titolo esemplificativo, la scheda informativa contenente le caratteristiche e i disegni, le relazioni tecniche, i verbali e/o le certificazioni riguardanti i componenti e i sistemi installati, nonché ogni ulteriore documento richiesto che non rientri nelle competenze di GreenKar Technical Service S.r.l. La documentazione può essere trasmessa anche in formato elettronico.

7.2 SCHEDA INFORMATIVA

In conformità ai requisiti previsti dagli allegati delle singole Direttive e dei Regolamenti richiamati al punto 3, il Richiedente deve fornire la scheda informativa contenente le informazioni relative al componente e/o al veicolo, predisposta secondo le modalità stabilite dalla normativa vigente in materia. La scheda informativa può essere trasmessa in formato elettronico.

7.3 PROTOTIPO DEL PRODOTTO

Il Richiedente deve predisporre un Tipo rappresentativo del componente e/o del veicolo oggetto della domanda, costruito in conformità a quanto indicato nella scheda informativa, affinché GreenKar Technical Service S.r.l. possa eseguire i controlli, le misurazioni e le prove ritenuti necessari per verificare la rispondenza del componente e/o del veicolo ai requisiti stabiliti dalle Direttive e dai Regolamenti applicabili. Il Richiedente deve inoltre rilasciare o procurare le autorizzazioni e i permessi necessari per consentire ai rappresentanti di GreenKar Technical Service S.r.l. di accedere al luogo in cui si trova il prototipo da sottoporre a ispezione.

8. IMPEGNI DELL’ORGANISMO DI ISPEZIONE

GreenKar Technical Service S.r.l. si impegna a mettere a disposizione le risorse necessarie, nonché a pianificare ed eseguire le attività di ispezione conformemente a quanto previsto nell’offerta. GreenKar Technical Service S.r.l. garantisce inoltre la presenza di adeguate coperture assicurative per i rischi che potrebbero derivare al Richiedente dallo svolgimento delle attività di valutazione dei componenti e/o dei veicoli e dei relativi prototipi disciplinate dal presente Regolamento.

GreenKar Technical Service S.r.l. non potrà essere ritenuta responsabile di eventuali inadempimenti derivanti da circostanze oggettivamente imprevedibili al momento dell’accettazione dell’incarico conferito dal Richiedente per lo svolgimento delle attività di ispezione.

Allo stesso modo, GreenKar Technical Service S.r.l. non potrà essere considerata responsabile del mancato rispetto delle tempistiche concordate qualora tale ritardo sia imputabile al Richiedente o derivi dall’inosservanza degli impegni da quest’ultimo assunti ai sensi del punto 7 del presente Regolamento.

GreenKar Technical Service S.r.l. si impegna a informare tempestivamente il Richiedente in caso di revoca, sospensione o rinuncia ai riconoscimenti rilasciati dalle Autorità competenti e necessari per lo svolgimento delle attività di ispezione disciplinate dal presente Regolamento. In tali circostanze, il Richiedente potrà recedere dal contratto sottoscritto con l’Organismo di Ispezione, che non potrà essere ritenuto responsabile di eventuali inadempimenti conseguenti a tali eventi.

GreenKar Technical Service S.r.l. consente infine all’Autorità di omologazione, qualora questa lo ritenga opportuno, di presenziare allo svolgimento delle attività nell’ambito delle verifiche riguardanti l’Organismo di Ispezione designato quale Servizio Tecnico.

9. ITER DI ISPEZIONE

L’iter di ispezione svolto da GreenKar Technical Service S.r.l. comprende le fasi descritte nei paragrafi successivi ed è condotto nel rispetto delle prescrizioni contenute nelle Direttive e nei Regolamenti applicabili. Ogni fase viene eseguita secondo le procedure e i regolamenti interni adottati da GreenKar Technical Service S.r.l. Tali documenti possono essere consultati dal Richiedente presso la sede direzionale dell’Organismo di Ispezione, limitatamente agli aspetti relativi al settore interessato dall’ispezione.

9.1. ACCESSO AI SERVIZI DI ISPEZIONE

Per accedere ai servizi di valutazione dei componenti e/o dei veicoli forniti da GreenKar Technical Service S.r.l., il Richiedente deve presentare una richiesta di offerta in forma scritta o verbale/telefonica.

9.2. RIESAME DELLA RICHIESTA E INVIO DELL’OFFERTA

Il Technical Manager (TM) o il Deputy Technical Manager (DTM) verifica che la richiesta trasmessa dal Richiedente sia stata compilata correttamente e contenga tutti i dati necessari. Qualora la richiesta risulti incompleta, GreenKar Technical Service S.r.l. richiederà l’integrazione delle informazioni mancanti, eventualmente mediante comunicazione scritta. A seguito del riesame della richiesta, GreenKar Technical Service S.r.l. trasmette al Richiedente un’offerta relativa alle attività richieste. Oltre alla quantificazione economica dei servizi di ispezione, l’offerta riporta le tempistiche previste e i riferimenti normativi applicabili alle prove da eseguire.

9.3. AVVIO DELL’ITER DI ISPEZIONE E ACCETTAZIONE DELL’OFFERTA

L’accettazione dell’offerta determina il perfezionamento del contratto relativo alle attività di ispezione richieste. Il personale incaricato da GreenKar Technical Service S.r.l. comunica al Richiedente le modalità di svolgimento delle attività, le tempistiche dell’iter di ispezione e i nominativi dell’ispettore o degli ispettori incaricati. Il Richiedente comunica, a sua volta, il luogo in cui saranno svolte le attività e gli eventuali laboratori utilizzati.

Il Richiedente può ricusare i nominativi comunicati entro tre giorni lavorativi, fornendo per iscritto adeguate motivazioni. Qualora tali motivazioni risultino fondate, GreenKar Technical Service S.r.l. provvederà a conferire un nuovo incarico e a comunicare al Richiedente i nominativi dei nuovi ispettori designati.

9.4. VERIFICA DOCUMENTALE

La prima fase dell'iter di ispezione consiste nell'esame della documentazione relativa al componente e/o al veicolo, predisposta dal Richiedente ai sensi del punto 7.1. L'ispettore incaricato da GreenKar Technical Service S.r.l. esamina i documenti contenuti nella documentazione informativa, quali,

a titolo esemplificativo, la scheda informativa, i disegni, le schede tecniche e le certificazioni, al fine di verificarne la completezza e la rispondenza ai requisiti applicabili.

9.5. ESITO DELLA VERIFICA DOCUMENTALE

Al termine della verifica documentale, GreenKar Technical Service S.r.l. valuta l'idoneità della documentazione presentata ai fini del proseguimento dell'iter di ispezione. Qualora la documentazione risulti completa e conforme ai requisiti applicabili, la verifica documentale si considera superata e il componente e/o il veicolo può accedere alla fase successiva dell'iter di ispezione, che prevede lo svolgimento delle ispezioni e delle prove. Qualora invece la documentazione presenti carenze, incompletezze o requisiti non soddisfatti, la verifica documentale si considera non superata. In tal caso GreenKar Technical Service S.r.l. lo comunica per iscritto al Richiedente specificando i motivi del rifiuto.

A seguito di tale comunicazione, il Richiedente può scegliere di adeguare la documentazione oppure di rinunciare al proseguimento dell’iter. In quest'ultimo caso, la rinuncia deve essere comunicata per iscritto a GreenKar Technical Service S.r.l. e comporta la chiusura dell'iter di ispezione, nonché l'addebito degli importi relativi alle attività già svolte.

Qualora il Richiedente decida di proseguire l’iter, dovrà trasmettere a GreenKar Technical Service S.r.l. una nuova documentazione informativa, che sarà sottoposta integralmente a una nuova verifica documentale. Il riesame della documentazione verrà addebitato attraverso un’integrazione alla offerta già emessa.

9.6. VALUTAZIONE FUNZIONALE – ISPEZIONE IN CAMPO

La valutazione del componente e/o del veicolo viene effettuata presso la sede del Costruttore oppure presso il laboratorio scelto dal Richiedente. Qualora le prove siano eseguite presso un laboratorio, quest’ultimo deve essere accreditato secondo la norma UNI CEI EN ISO/IEC 17025 oppure riconosciuto da GreenKar Technical Service S.r.l.

Le verifiche necessarie per completare l’iter di valutazione comprendono l’esame dell’esemplare rappresentativo del “Tipo” oggetto della richiesta, al fine di verificarne la corrispondenza con quanto dichiarato nella documentazione informativa. GreenKar Technical Service S.r.l. esegue i controlli, le misurazioni e le prove necessari per accertare che le soluzioni adottate soddisfino i requisiti previsti dalle Direttive e/o dai Regolamenti applicabili e dalle relative disposizioni di prova. Al termine delle attività di ispezione, GreenKar Technical Service S.r.l. riporta i risultati ottenuti nel Rapporto di Ispezione, in funzione della tipologia di attività svolta.

9.7. RIPETIZIONE DELLE PROVE

Qualora i risultati delle prove evidenzino che il componente e/o il veicolo non soddisfa i requisiti applicabili, GreenKar Technical Service S.r.l. emette il Rapporto finale di ispezione con esito negativo e ne informa il Richiedente mediante comunicazione scritta. Quando si renda necessario ripetere le prove, a causa di esiti negativi o per verificare le modifiche apportate dal Richiedente al prototipo, GreenKar Technical Service S.r.l. applicherà i medesimi importi previsti oppure valuterà l’emissione di una nuova offerta specifica.

9.8. EMISSIONE DELLA DOCUMENTAZIONE FINALE DI ISPEZIONE

Al termine delle attività previste nell’offerta e delle eventuali ripetizioni delle prove concordate con il Richiedente, GreenKar Technical Service S.r.l. emette la documentazione tecnica conclusiva, costituita dal Rapporto di Ispezione Finale o Parziale, in funzione della tipologia di attività svolta.

9.9. CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE DI ISPEZIONE

GreenKar Technical Service S.r.l. e il Richiedente si impegnano a conservare una copia della documentazione relativa alle attività svolte per un periodo di dieci anni, salvo che la normativa o altri documenti legislativi applicabili prevedano un diverso periodo di conservazione.

9.10. CONCLUSIONE DELL’ATTIVITÀ DI ISPEZIONE E DEROGHE ALLE TEMPISTICHE INDICATE NELL’OFFERTA

GreenKar Technical Service S.r.l. non potrà essere ritenuta responsabile del mancato rispetto delle tempistiche indicate nell'offerta qualora, durante la verifica documentale o la valutazione funzionale, emergano problematiche la cui risoluzione rientra nell'esclusiva responsabilità del Richiedente. Qualora, nel corso dell'ispezione, uno o più requisiti previsti dalla normativa o dai criteri applicabili risultino non soddisfatti, l’attività sarà conclusa con esito negativo. In base alla volontà del Richiedente, si procederà successivamente secondo quanto previsto al punto 9.7.

10. RECLAMI E RICORSI

GreenKar Technical Service S.r.l. prende in esame tutti i reclami presentati per iscritto dai Richiedenti o da altre parti interessate. I reclami formulati verbalmente o telefonicamente vengono considerati purché non siano anonimi e siano successivamente formalizzati mediante comunicazione scritta. I reclami anonimi non vengono presi in considerazione.

Per ogni reclamo ricevuto, l’Organismo di Ispezione conferma al reclamante l’avvenuta ricezione tramite e-mail entro i cinque giorni lavorativi successivi. Il reclamo viene identificato e annotato in un apposito registro, quindi esaminato dal Responsabile Qualità con il supporto di personale competente nella materia interessata, purché non coinvolto nei fatti che hanno determinato il reclamo.

L’analisi è finalizzata a verificare la disponibilità di tutte le informazioni necessarie per valutare la fondatezza del reclamo e procedere alla relativa gestione.

Qualora il reclamo risulti infondato, GreenKar Technical Service S.r.l. ne dà comunicazione scritta al reclamante, indicando le ragioni che hanno condotto a tale conclusione.

Quando il reclamo risulta fondato, si procede secondo le modalità seguenti:

qualora il reclamo riguardi direttamente l’operato di GreenKar Technical Service S.r.l., vengono esaminati i fatti segnalati e le relative evidenze documentali, nonché le eventuali carenze dell’attività svolta dagli ispettori sotto il profilo tecnico, procedurale ed etico. Sulla base dei risultati dell’analisi, ove richiesto e applicabile, vengono innanzitutto adottate le correzioni necessarie a eliminare, quando possibile, o comunque a ridurre le conseguenze negative nei confronti del reclamante. Successivamente, una volta individuate le cause delle carenze che hanno dato origine al reclamo, vengono adottate le opportune azioni correttive;
qualora il reclamo derivi dalla non idoneità di un oggetto sottoposto a ispezione, viene effettuato un riesame completo della relativa pratica. L’Organismo di Ispezione verifica la correttezza dell’attività svolta, con particolare riferimento ai metodi applicati, agli strumenti impiegati, alle modalità di esecuzione dell’ispezione e alla rendicontazione dei risultati. Se l’esame evidenzia carenze nell’operato di GreenKar Technical Service S.r.l., si procede secondo quanto previsto alla precedente lettera a). Qualora, invece, emerga che la non idoneità dell’oggetto sia riconducibile a cause diverse dall’operato di GreenKar Technical Service S.r.l., l’Organismo di Ispezione comunica per iscritto al Cliente le valutazioni formulate durante il riesame della pratica;
qualora il reclamo riguardi aspetti connessi all’imparzialità dell’Organismo di Ispezione, esso viene sottoposto all’attenzione della Direzione, che valuta le azioni da adottare per eliminare la minaccia individuata.

Le attività previste ai punti i. e ii. sono svolte da personale specificamente incaricato, sotto la supervisione del Responsabile Qualità. Su richiesta scritta del reclamante, GreenKar Technical Service S.r.l. fornisce informazioni sullo stato di avanzamento della gestione del reclamo.

Al termine delle attività, GreenKar Technical Service S.r.l. comunica per iscritto al reclamante gli esiti del processo di gestione entro un termine massimo di trenta giorni dalla presa in carico del reclamo. GreenKar Technical Service S.r.l. valuta, inoltre, insieme al reclamante e alle altre parti coinvolte, se rendere pubblici il contenuto del reclamo e la relativa risoluzione e, in caso affermativo, in quale misura.

I ricorsi, o appelli, presentati contro decisioni adottate o atti compiuti dall’Organismo di Ispezione sono gestiti secondo le modalità di seguito indicate. La presentazione del ricorso non sospende l’efficacia della decisione o dell’atto contestato fino alla conclusione del relativo procedimento. Il ricorso deve essere presentato mediante lettera raccomandata con avviso di ricevimento o PEC entro quindici giorni lavorativi dalla data di notifica dell’atto impugnato.

GreenKar Technical Service S.r.l. conferma per iscritto, entro i cinque giorni lavorativi successivi, la ricezione e la presa in carico del ricorso. Nella medesima comunicazione vengono indicati i nominativi delle persone incaricate di esaminarlo. Su richiesta del ricorrente, GreenKar Technical Service S.r.l. fornisce inoltre informazioni sullo stato di avanzamento della relativa gestione. Fatte le necessarie distinzioni, gli appelli vengono trattati secondo procedimenti analoghi a quelli previsti per la gestione dei reclami. La gestione ha inizio con la verifica della fondatezza e dell’ammissibilità del ricorso, effettuata dal Responsabile Tecnico competente, purché non coinvolto nei fatti e nelle decisioni oggetto del ricorso, con l’assistenza del Responsabile Qualità. Il procedimento deve garantire che siano adeguatamente considerati eventuali casi analoghi precedentemente esaminati, che tutte le fasi della gestione siano correttamente registrate e che vengano individuate e proposte le correzioni e le azioni correttive applicabili.

Le decisioni conclusive sono formulate, riesaminate e approvate da una Commissione composta dal Responsabile Tecnico competente per l’attività interessata, dal Direttore e dall’Amministratore Unico. GreenKar Technical Service S.r.l. conclude il procedimento e comunica l’esito del ricorso al ricorrente tramite PEC o e-mail entro tre mesi dalla data della sua presentazione.

11. CONTENZIOSI

Per qualsiasi controversia che dovesse insorgere tra le Parti in relazione all’interpretazione, all’attuazione, all’esecuzione, alla validità o all’efficacia delle attività ispettive svolte, sarà competente in via esclusiva il Foro di Roma.

12. RISERVATEZZA E PROTEZIONE DEI DATI

Lo svolgimento delle attività affidate a GreenKar Technical Service S.r.l. richiede l’esame di dati e documenti che possono contenere elementi sensibili del know-how aziendale e/o informazioni soggette alla tutela della riservatezza del Richiedente.

Al fine di garantirne un’adeguata protezione, GreenKar Technical Service S.r.l. opera nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 – Regolamento generale sulla protezione dei dati e adotta idonee misure per tutelare i dati e le informazioni acquisiti durante lo svolgimento delle attività di verifica.

GreenKar Technical Service S.r.l. non divulga tali dati e informazioni, salvo nei casi previsti o imposti da disposizioni di legge. In tali circostanze, richiede il consenso del Richiedente interessato o gli fornisce un’apposita informativa scritta.

L’obbligo di riservatezza è esteso a tutto il personale interno ed esterno coinvolto nelle attività disciplinate dal presente Regolamento. GreenKar Technical Service S.r.l. adotta inoltre adeguate misure per il controllo, la gestione e la conservazione delle informazioni trattate mediante strumenti informatici, anche al fine di tutelare i diritti di proprietà intellettuale dei propri Clienti.

Il Richiedente autorizza espressamente GreenKar Technical Service S.r.l., ACCREDIA e, ove previsto, l’Autorità di omologazione di cui al paragrafo 8 ad accedere alle informazioni e agli atti relativi alle attività svolte, esclusivamente per l’esecuzione delle verifiche e dei controlli previsti dalle norme applicabili.

13. MODIFICHE AL REGOLAMENTO

La continua evoluzione della normativa e della legislazione applicabili alle attività disciplinate dal presente Regolamento può rendere necessario l’aggiornamento di uno o più paragrafi dello stesso. GreenKar Technical Service S.r.l. rende disponibile la versione vigente del Regolamento sul proprio sito web e presso la propria sede oppure, su richiesta del Cliente, ne trasmette una copia in formato elettronico.

Il Richiedente si impegna a conformarsi alle nuove condizioni introdotte dal Regolamento, secondo quanto previsto al punto 1. L’aggiornamento del Regolamento non costituisce, di per sé, giusta causa di recesso dal contratto sottoscritto con GreenKar Technical Service S.r.l. In occasione dell’emissione di una nuova revisione del Regolamento, GreenKar Technical Service S.r.l. ne informa i Clienti con i quali sia già in essere un contratto, riconoscendo loro la facoltà di recedere qualora ritengano che le modifiche introdotte risultino svantaggiose.

14. CONDIZIONI ECONOMICHE E CONTRATTUALI

Si applicano le disposizioni contenute nel documento “Condizioni Generali di Contratto”, nella versione vigente pubblicata sul sito web https://greenkar-technicalservice.it/.

15. RECESSO E SOSPENSIONE